Al margen de su utilidad, podemos admitir que los programas que forman parte de la suite ofimática Office de Microsoft son extremadamente versátiles. Esto es algo que se hace especialmente patente en la aplicación centrada en las hojas de cálculo, Excel.
Esta es una solución software centrada principalmente en el tratamiento de datos numéricos que se puede usar tanto a nivel personal como empresarial. Todo ello gracias a las opciones y funciones que nos presenta de forma predeterminada. De hecho, una buena cantidad de usuarios desde hace años utilizan esta aplicación para todo tipo de tareas, y a veces no es la mejor alternativa.
Aunque en principio podamos pensar lo contrario, este software de hojas de cálculo no es la opción ideal para todo. Cierto es que nos ofrece una buena cantidad de herramientas que nos facilitan, por ejemplo la creación de informes, calendarios, presupuestos, facturas y otro tipo de contenidos para los que no se diseñó a priori, pero que funciona bastante bien.
De ahí precisamente que a continuación nos vamos a mostrar una serie de alternativas en forma de programas gratuitos para llevar a cabo tareas de seguimiento y para la creación de informes. Se puede dar la circunstancia, algo bastante común, de que el uso de este programa de Microsoft para determinadas tareas nos resulte un tanto frustrante.
Programas mejores que Excel para crear informes y más
Y ahí es precisamente donde entran en juego las aplicaciones de las que hablaremos a continuación, que además podemos usar de manera totalmente gratuita. Esto nos permitirá prescindir de Excel para la creación de determinados documentos útiles en nuestro día a día.
Looker Studio. Anteriormente conocida como Google Data Studio, esta es una plataforma gratuita en la nube para la visualización de datos. Nos permite crear informes y paneles interactivos a partir de ciertos datos propios sin procesar. Además, se conecta a una amplia variedad de fuentes como Sheets de Google o Microsoft Excel. Para usarlo, basta con acceder a este enlace.
Notion. Esta es una aplicación gratuita que nos ayuda con el seguimiento y la creación de informes personalizados. Tenemos un espacio de trabajo que nos permite combinar una amplia gama de tipos de datos. Esto incluye desde documentos hasta bases de datos, todo ello en un único entorno unificado. Es válido para trabajar en proyectos, seguimiento de tareas, notas, diseñar recursos clave y más, todo desde este enlace.
Airtable. Esta es una herramienta que nos ayuda a organizar nuestras hojas de cálculo a través de una base de datos personalizada. Nos propone un plan gratuito que suele ser más que suficiente para usuarios particulares y podremos gestionar varias hojas de cálculo y combinarlas en una única base de datos centralizada desde aquí.
| Herramienta | Ideal Para | Fortaleza Principal | Limitación Clave (Plan Gratuito) | Curva de Aprendizaje |
|---|---|---|---|---|
| Looker Studio | Marketing y Análisis de Datos | Visualización de datos e integración nativa con el ecosistema Google. | Puede incurrir en costes por conectores de terceros y cuotas de API. | Baja |
| Notion | Gestión de conocimiento, proyectos y notas | Flexibilidad total (All-in-One). Combina documentos, bases de datos y tareas. | Límite de bloques para equipos y 5MB por archivo subido. | Media |
| Airtable | Bases de datos relacionales y automatización | Potente como base de datos flexible con automatizaciones nativas. | 1.000 registros por base y 2GB de adjuntos. | Media-Alta |
Además, en estas aplicaciones que os hemos mencionado en estas mismas líneas, nos encontramos con la ventaja de que podemos utilizarlas de manera online y sin coste alguno. Esto nos permite ahorrar una buena cantidad de dinero respecto al uso de Microsoft Excel, que es de pago, y además no gastamos recursos del ordenador. Hablamos de aplicaciones que funcionan de manera remota en los servidores de las empresas que nos las proporcionan.
