Google Drive es uno de los servicios más conocidos de nube a nivel mundial para guardar nuestros archivos. Pero no solo nos encontramos ante uno de los mejores servicios gratuitos de este tipo, sino que además dispone de funciones avanzadas con que profundizar en funcionalidades.
De hecho, puede convertirse en una herramienta central incluso para nuestra organización, creatividad o trabajo en equipo. Drive nos permite automatizar tareas e incluso crear sistemas caseros para desenvolvernos en nuestro día a día. Por lo que, en caso de que seas estudiante, o bien creador de contenido, o incluso profesores, tenemos trucos bajo la superficie de Drive para convertirlo en algo mucho más grande.
De hecho, tenemos opciones como la propia pizarra digital colaborativa, para crear bocetos de esquemas o proyectos. También contamos con sistemas que nos permiten crear formularios o un sistema de registro con Google Forms. Dentro de estas posibilidades, en este artículo vamos a enseñarte cómo aprovechar cuatro funciones de las que, probablemente, no conocías su existencia. Saca todo el partido a Google Drive con las siguientes herramientas.
Google Drive como pizarra digital creativa
Google Drive integra herramientas de dibujo el propio Google Docs. Por lo que esta nube puede convertirse en una pizarra virtual para crear esquemas, mapas mentales o incluso como lluvia de ideas. Este tipo de aplicación es perfecta para clases, sesiones creativas o grupales.
Tal y como puedes ver en la foto, solo tienes que dirigirte a cualquier documento creado con «Docs» y, desde la barra superior de herramientas, pulsar en «Insertar», luego selecciona «Dibujo» y, por último, en «Nuevo». Esto abrirá una «pizarra» digital para añadir nuestras creaciones a los documentos que así lo precisemos.
Formularios inteligentes
Google Forms, sincronizado con Sheets, te ofrece la posibilidad de crear sistemas automáticos de recogida de datos. Puedes crear encuestas, inscripciones, tests, quizzes e incluso métricas personales. Las respuestas se almacenan y se procesan automáticamente en la nube.
Además, puedes programar notificaciones, crear gráficos e informes en tiempo real, o incluso enviar correos automáticos donde se recogen los datos obtenidos. Una manera perfecta de organizar proyectos, gestionar cualquier evento o monitorizar tus propias actividades personales sin barreras técnicas.
Colaboración en proyectos
Uno de los puntos más conocidos de Google Drive, y de los más útiles, es que nos permite compartir carpetas y documentos para que los usuarios que queramos puedan colaborar en un proyecto. De esta manera, pueden editar una hoja de cálculo y visualizar cualquier avance en tiempo real.
No hace falta explicar el potencial que puede tener esto en trabajos colaborativos para universidades o cualquier proyecto colaborativo que requiera una ejecución ordenada en tiempo real. Además, se permite a todos los integrantes con rango de «Editor» la posibilidad de incorporar archivos multimedia, documentos o tablas. El escenario perfecto para llevar un trabajo grupal a cabo.
Repositorio inteligente de enlaces
Podemos utilizar Google Drive como si fuera nuestro archivo personal de enlaces. Es decir, una función similar a la colección de marcadores de navegación, pero bastante más flexible y seguro.
Para ello, solo tienes que crear una carpeta en Drive con el nombre que quieras. Por ejemplo: «Enlaces», «Recursos» o «Bibliografía». Y una vez que la hayas creado, cuando encuentres una web, artículo, vídeo o documento online que quieras guardar para consultar después, tienes a mano dos opciones interesantes:
- Puedes guardar el archivo como «.url» arrastrándolo desde tu navegador la dirección al escritorio y luego subirlo a Drive. De esta manera, cuando hagamos clic en dicho archivo, la web se guardará directamente.
- Crea un Google Docs con tu lista de enlaces. Puedes crear un Doc de Google y añadir los enlaces ordenándolos como tú quieras. Por ejemplo, separándolo en secciones como «Tutoriales», «Noticias», «Libros PDF» o «Bibliografía de trabajos». De esta manera puedes acceder a ellos en cualquier momento, incluso desde tu propio móvil si compartes cuenta de Google con tu ordenador.
