
Es posible que hayas llegado al punto de que tu archivo de Excel sea tan grande que a tu PC le cuesta incluso abrirlo. Y es que sí, los archivos de Excel más pesados pueden ralentizar nuestro sistema, y mucho. Aparte de ello, también es mucho más difícil de compartir e incluso más fácil cometer cualquier error y no poder solucionarlo.
Por suerte para nosotros, existen varias formas de separar estos archivos, o si prefieres llamarlo también «fraccionar», y que de esta forma sean mucho más manejables. Y todo ello sin que necesites ser programador ni poseer un nivel técnico superior. Requiere de un par de pasos y tu buen hacer. Así que, sin más retraso por nuestra parte, vamos a ver cómo transformar nuestros archivos de Excel lentos y pesados en archivos mucho más ágiles.
Métodos para dividir archivos de Excel pesados
Copiar y pegar manualmente
En el caso de que tu archivo de Excel tenga pocas hojas, siempre puedes copiar y pegar por tu cuenta los datos en nuevos libros de Excel. Aunque es el método más básico, también estamos ante el método más óptimo en caso de que sean pocas hojas. Para ello, elige «Mover o copiar» desde la pestaña de la hoja y selecciona «nuevo libro».
Cortar el archivo por número de filas
Es posible que dispongas de una sola hoja, y que esa tenga miles de filas. En este caso, lo mejor que puedes hacer es cortarlas en bloque. Para ello, abre una nueva hoja, copia las primeras 1000 filas, pégalas en otro archivo y guarda. Luego tendrás con las siguientes 1000. Y así puedes repetir con las siguientes hasta que acabes. Aunque es un proceso manual, funciona bien en el caso de que tengas pocos recortes que hacer. Pero también puedes automatizar todo esto con macros si te gusta utilizar VBA, del que vamos a hablar ahora.
Usar macros VBA
Si lo que quieres es automatizar todo el proceso, lo que puede hacerte la vida más fácil, con diferencia, es una macro en VBA. Y es que hay scripts que nos van a permitir dividir por número de filas, por valores en una columna específica o incluso por hojas. Tan solo tienes que pegar el código y ejecutarlo. De esa manera se generarán varios archivos sin haber tocado una sola celda.
Pero todo este proceso parte de abrir el editor de VBA. Lo cual puedes hacer pulsando Alt +F11. Ahí es donde deberás ingresar un módulo nuevo, pegar el código correspondiente y terminar por pulsar F5 para ejecutarlo. Es más, puedes personalizarlo según lo que quieras dividir. Ya sea por filas, por cliente, por fechas…
Y lo mejor de todo es que puedes repetir el proceso siempre que quieras y con diferentes archivos. Y todo sin perder el formato original del Excel. Esta puede ser la mejor manera de todas de ahorrar tiempo cuando tus archivos son gigantescos y necesitas hacer tareas repetitivas sin parar.
Herramientas online
Siempre puedes echar mano de plataformas como Aspose Cells Splitter o GroupDocs. Estos nos van a permitir subir un archivo y dividirlo desde nuestro propio navegador. Así que estamos ante un método muy rápido y en que no necesitaremos ninguna instalación. Eso sí, por favor nunca utilices datos personales y no hagas uso de los servicios online si el archivo contiene información confidencial.