Una de las aplicaciones más utilizadas en todo el mundo es Excel de Microsoft. Aquí nos referimos al programa de hojas de cálculo que forma parte de Microsoft Office válido tanto para entornos domésticos como para un uso más profesional.
Quizá muchos de vosotros os habéis enfrentado alguna vez a esa interfaz llena de celdas en la que tenemos que introducir datos numéricos en la mayoría de los casos. Asimismo, en esta aplicación tenemos que trabajar con determinadas fórmulas qué podemos definir para optimizar el trabajo aquí.
Lo cierto es que no se trata de una aplicación especialmente sencilla, pero una vez aprendemos los conceptos básicos, tenemos la posibilidad de ser mucho más productivos en el trabajo ofimático con números. Hay que tener en cuenta que en este programa tenemos la posibilidad de realizar cálculos sencillos, así como llevar la contabilidad de toda una empresa.
Todo dependerá de los conocimientos previos que tengamos de Excel o del empeño que pongamos en los proyectos que aquí empecemos. También tenemos la posibilidad de empezar a trabajar con hojas de cálculo de otros para personalizarlas y adaptarlas a nuestras necesidades, algo no siempre tan fácil como parece.
Optimiza el uso de Excel con estos trucos
Por todo ello, a continuación os vamos a hablar de una serie de trucos qué podéis llevar a cabo en este programa para optimizar su uso. Además, nos permitirán ahorrar una buena cantidad de tiempo y esfuerzos en el día a día con la aplicación de hojas de cálculo.
Congelar los paneles. En ocasiones trabajamos con cientos o miles de celdas repartidas entre las columnas y las filas de la hoja. De ahí que no determinadas ocasiones nos interese congelar determinados paneles para tenerlos siempre a la vista en pantalla a través del menú Vista / Inmovilizar paneles.
Función de auto relleno. También tenemos la posibilidad de generar listados consecutivos en las celdas de Excel con tan solo arrastrar un determinado valor, ya sea numérico o de texto. Por ejemplo esto nos puede ser de mucha ayuda con números consecutivos, meses, o días de la semana.
Uso de plantillas. Tanto Microsoft como otros desarrolladores externos nos dan la oportunidad de utilizar plantillas de Excel. Estos son documentos ya predefinidos que incorporan de forma predeterminada determinados elementos que nos facilitan ciertos trabajos específicos y nos hacen ahorrar una gran cantidad de tiempo. Además, muchas de estas plantillas son gratuitas.
Ayuda para las fórmulas. El programa nos da la oportunidad de echar un vistazo a la estructura de cada una de las fórmulas que podemos utilizar aquí para que su correcta utilización sea mucho más rápida.
Usar fuentes externas para los datos. También es importante tener en consideración que tenemos la posibilidad de configurar diferentes plataformas online desde los que obtener datos para utilizar en las hojas de Excel. Así tenemos la posibilidad de configurar una base de datos, un archivo externo o la plataforma Azure desde donde extraer directamente información y exportarla aquí.
Uso de gráficos. Estos elementos nos pueden ser de enorme ayuda a la hora de aclarar la exposición de determinados datos numéricos. Además, el propio Excel nos ofrece una enorme cantidad de formatos entre los que elegir y que podemos personalizar.
Protege los contenidos en Excel. El programa de Microsoft nos permite establecer una contraseña, ya sea para las hojas o para los libros y así impedir el acceso de terceros a nuestros datos. Esto será algo muy importante en el caso de que trabajemos en un ordenador al que tienen acceso otros usuarios.
