Microsoft Excel es una de las aplicaciones más extendidas y utilizadas en todo el mundo. Forma parte de la suite Office de la empresa y se suele utilizar para trabajar con datos numéricos a través de diferentes hojas de cálculo.
En un principio se puede decir que no se trata de un programa especialmente sencillo, dominarlo por completo es bastante complicado. Pero al mismo tiempo también nos presenta algunas funciones básicas que son de ayuda para la mayoría. Esto significa que MS Excel es una aplicación válida tanto para llevar a cabo cuentas básicas como para gestionar la contabilidad de toda una empresa, por ejemplo.
Sin embargo, la experiencia en el uso de esta solución software también es muy importante. A medida que lo utilizamos a lo largo de los años, optimizamos nuestros proyectos aquí, ya que en ocasiones son extremadamente complejos. Asimismo, y a medida que nos convertimos en expertos en Excel, evitamos determinados errores que no deberíamos cometer nunca en el uso de este programa en concreto.
En la mayoría de los casos buscamos ser lo más productivos como sea posible, de ahí ciertos movimientos que deberíamos evitar en su utilización. A continuación os vamos a hablar de algunos de los fallos más comunes en el utilización de este software que deberíamos evitar a toda costa.
De este modo lograremos evitar el potencial mal funcionamiento del programa de hojas de cálculo, al tiempo que optimizamos su uso. Además, hablamos de fallos sencillos que podemos evitar sin hacer ningún sobreesfuerzo.
Errores que debes evitar a toda costa en Excel
En concreto, nos referimos a errores habituales que muchos usuarios en todo el mundo llevan a cabo en su trabajo diario en Excel. Estos consejos son válidos tanto para usuarios noveles en el software de hojas de cálculo, como para los más experimentados aquí.
No activar el guardado automático. Es importante activar el autoguardado de los proyectos aquí para así no perder información, lo que se puede convertir en un serio inconveniente.
Utilizar los nombres de las hojas por defecto. En la parte inferior de la interfaz del programa tenemos la posibilidad de establecer nombres personalizados para cada una de las hojas de cálculo que definimos.
Descartar la ayuda para las fórmulas. Debemos tener presente que es que Excel nos ofrece una buena cantidad de ayuda a la hora de definir nuestras fórmulas. Esto nos ahorrará una gran cantidad de tiempo y esfuerzo.
Abusar de los colores y fuentes. Utilizar diferentes fuentes y colores en el diseño de nuestra hoja de cálculo es útil en la mayoría de los casos. Pero el abuso de estos elementos puede convertir la hoja en un auténtico caos.
Generar fórmulas demasiado complejas. Siempre será preferible que creemos varias fórmulas independientes para determinadas tareas, que una demasiado compleja.
No distribuir bien los datos. En este programa tenemos la posibilidad de crear diferentes hojas de cálculo y libros que las contengan. Es preferible utilizar estos elementos para distribuir bien todos los datos que vamos a utilizar en la aplicación, especialmente si es un gran proyecto.
Abusar de los gráficos. Los gráficos en Excel son elementos bastante utilizados pero de los que no deberíamos abusar. Lo más importante aquí son los números y sus fórmulas, y los gráficos se deberían usar tan solo como un apoyo. Además, aumentan considerablemente el peso del fichero final.
No usar las notas. Este es un tipo de información que podemos añadir a las celdas que utilicemos en Excel para, por ejemplo, explicar determinados tipos de datos o fórmulas. Este contenido será muy útil en el futuro, o para otros que trabajen en esta hoja de cálculo.
Usar un tipo de dato erróneo. A la hora de introducir datos en las diferentes celdas de Excel tenemos la posibilidad de establecer un tipo de dato en concreto. Siempre será recomendable utilizar el más adecuado dependiendo de la información con la que vamos a tratar.
