Microsoft Excel es uno de los programas más usados en todo el mundo. Su principal objetivo es ayudarnos con el trabajo ofimático centrado en los cálculos numéricos y su uso es tanto personal como empresarial.
Esta es una aplicación que podemos utilizar tanto para llevar a cabo cálculos sencillos en casa como para gestionar la contabilidad de toda una empresa. Todo dependerá de nuestra paciencia y de los conocimientos que tengamos de este programa. Pero no cabe duda de que una de sus características principales es realizar cálculos utilizando funciones y fórmulas.
El problema que nos encontramos es que en multitud de ocasiones los usuarios piensan que ambos términos en Excel son lo mismo. Pero esto es un error, tal y como vamos a demostrar en estas líneas. De hecho, os vamos a hablar de las diferencias y modos de uso de las fórmulas, por un lado, y las funciones, por el otro.
Diferencias entre una fórmula y una función en Excel
Para que nos hagamos una idea más aproximada, empezaremos diciendo que una fórmula en Excel es una expresión que usamos para realizar cálculos en una hoja. Estas ejecutan operaciones aritméticas básicas y complejas, todo dependerá de los elementos y casillas que utilizamos en la misma.
Decir que el cometido principal de una fórmula es procesar las entradas de datos de las celdas para a continuación devolver un resultado. Asimismo, debemos tener muy presente que una fórmula en Excel siempre empieza con un signo igual. Por ejemplo, si necesitamos sumar los valores de un rango de celdas en concreto, esta es la fórmula que deberíamos utilizar:
=B1+B2+B3+B4+B5
En este caso lo que obtenemos es la suma del contenido de todas las celdas, como os podréis imaginar. Pero, por otro lado, nos encontramos con la posibilidad de utilizar las denominadas como funciones en el programa de hojas de cálculo. Podemos decir que las funciones son parecidas pero con importantes diferencias. Digamos que el objetivo de su uso es casi el mismo, pero su modo de utilización varía sustancialmente.
Las funciones son fórmulas predefinidas que de manera predeterminada ya nos ofrece Excel. Su función principal también es que podamos llevar a cabo cálculos tanto sencillos como complejos, pero en este caso utilizando esas funciones predefinidas.
Aquí el usuario no tiene más que introducir los valores con los que va a operar, a los que se les llama argumentos, para obtener los correspondientes resultados. Por ejemplo, para obtener la suma de dos celdas en este caso usaríamos la función llamada SUMA, que sigue también al signo igual. En este caso y para utilizar esta función su nomenclatura sería la siguiente:
=SUMA(B1:B5)
En este caso concreto, lo que obtenemos como resultado es el rango entre ambas celdas, que a fin de cuentas es el mismo que antes, pero más directo.
Cuándo usar un tipo de cálculo u otro
Llegados a este punto podríamos decir que el principal objetivo de ambos términos en Excel es prácticamente el mismo, realizar cálculos simples o complejos. Sin embargo, la primera modalidad, las fórmulas, nos permiten tener un control mucho mayor sobre dichos cálculos. Por tanto, quizá están más dirigidas hacia el uso para usuarios avanzados de Excel.
En resumidas cuentas, las funciones, al estar ya predefinidas en buena parte, simplifican este proceso y son más adecuadas para aquellos que no quieren complicarse tanto el trabajo en Microsoft Excel.
