Lo cierto es que el uso de los archivos ofimáticos en formato PDF se está extendiendo como la espuma a lo largo de los últimos años. De ahí que muchos desarrolladores de software centren buena parte de sus esfuerzos en proporcionarnos soluciones que nos ayuden con estos ficheros.
Hay que tener en consideración que de un tiempo a esta parte tenemos al alcance de la mano una buena cantidad de aplicaciones para llevar a cabo todo tipo de tareas con los PDF en Windows. Así, disponemos de programas gratuitos o de pago, locales o vía web, que nos ofrecen múltiples funciones y herramientas para estos archivos ofimáticos que os comentamos.
Pero de manera paralela debemos tener en consideración que si usamos mucho el popular editor de textos Microsoft Word que forma parte de Office, en más ocasiones de las que pensamos podremos prescindir de un editor de PDF externo y usar la aplicación Word. Precisamente es en todo ello en lo que nos vamos a centrar ahora para mostraros una serie de utilidades que nos propone el programa de Microsoft de manera predeterminada para estos archivos.
Y es que aunque normalmente utilicemos esta aplicación para generar documentos en su formato nativo, DOCX, es importante saber que es compatible con otros muchos y nos ofrece herramientas específicas para ello, como sucede con los PDF.
Funciones nativas de Word para trabajar con PDF
Hay que tener en cuenta que este programa de Microsoft está presente en la mayoría de los equipos de todo el mundo. Se podría considerar como la aplicación ofimática por excelencia, de ahí la utilidad que nos puede proporcionar al trabajar con archivos PDF.
- Editar archivos PDF en Word. Debemos saber que no necesitamos una aplicación específica para ver el contenido de estos ficheros ofimáticos, ya que incluso un navegador web los abre sin problema. El problema surge cuando necesitamos modificar ese documento, y ahí es donde suelen entrar en juego los editores especializados. Pues bien, Word lo convierte en un documento editable para que podamos realizar cambios y sin alterar el formato.
- Crear archivos compatibles con PDF/A. Por si no lo sabéis, un PDF/A es una versión especial diseñada para el almacenamiento a largo plazo. A diferencia de los PDF convencionales, un PDF/A incrusta todo, incluyendo las fuentes, perfiles de color e imágenes, directamente en el documento. Todo ello sin dependencias externas, JavaScript ni cifrado. La idea es que un archivo PDF/A creado hoy, se vea exactamente igual cuando alguien en años. Podemos crear uno en Word desde el menú Archivo / Exportar / Crear documento PDF/XPS. Aquí pinchamos en Opciones y marcamos la casilla de compatibilidad con ISO 19005-1 (PDF/A).
- Añadir protección con contraseña. En ciertas ocasiones se puede dar el caso de que necesitemos compartir un documento de manera confidencial en este formato. Pues bien, Word puede cifrarlo con una contraseña durante la exportación. Hay que tener en consideración que el programa utiliza cifrado AES. Para lograr esto no tenemos más que situarnos en el menú Archivo / Guardar como y seleccionamos PDF como tipo de archivo. Pinchamos en Opciones antes de guardar y marcamos la opción Cifrar el documento con contraseña. Ya solo nos queda establecer una clave de acceso que tendremos que proporcionar a aquellas personas que deseamos que puedan leer este nuevo documento.
